Adatvédelmi tájékoztató

1. Ki kezeli az adataidat?

A Gotomation by Sidekick szolgáltatója és a várólista, a saját kapcsolattartás és számlázás adatkezelője az alábbi társaság. Adatvédelmi kérdéssel, a hozzájárulásod visszavonásával vagy törlési kéréssel a kapcsolattartási emailre írhatsz.

Cégnév

SCHINDLER 97 Kereskedelmi és Szolgáltató Kft.

Székhely

4033 Debrecen, Kinizsi u. 57.

Cégjegyzékszám

09-09-005488

Adószám

11556598-2-09

Képviselő

Schindler József

Email

patrik@sidekickautomations.hu

Telefon

+36 30 670 2766

A szolgáltatásba a céged ügyfeleiről és munkatársairól bevitt adatoknál jellemzően a céged az adatkezelő, mi pedig az utasításai szerint eljáró adatfeldolgozó vagyunk. Ennek feltételeit a 8. fejezet tartalmazza. A tagság feltételeit az ÁSZF írja le.

2. Várólista és meghívás

A várólistán a nevedet, emailcímedet, cégnevedet és weboldalad címét kérjük megadni. Tároljuk a jelentkezés időpontját, a hozzájárulás időpontját és a tájékoztató változatát, valamint a meghívás állapotát. A weboldalad címének megadásával nem indítunk automatikus weboldal-vizsgálatot.

A cél a jelentkezésed nyilvántartása, elbírálása, a kapcsolattartás és a meghívó elküldése. A jogalap az önkéntes hozzájárulásod, a GDPR 6. cikk (1) bekezdés a) pontja. Az űrlap elküldése díjmentes, és nem hoz létre előfizetést. Nem iratkoztatunk fel általános reklámhírlevélre.

A jelentkezés adatait a beküldéstől számított legfeljebb 365 napig, illetve a hozzájárulásod korábbi visszavonásáig őrizzük. Visszavonáskor a várólista-adatbázisból és a saját értesítési levelezésünkből is töröljük a jelentkezést, kivéve, ha konkrét jogi igény miatt elkülönített megőrzés szükséges. A jelentkezésről a szolgáltató kijelölt munkatársa emailértesítést kap; a jelentkezési adatokat a Resend továbbítja.

A szolgáltatói jóváhagyási link 30 napig, az elküldött meghívó 7 napig érvényes. A várólista nem jelent automatikus hozzáférést. A meghívás elfogadása után létrejövő tagság adataira a szolgáltatás alábbi adatkezelési szabályai is vonatkoznak.

3. Milyen más adatokat és miért kezelünk?

• Belépés és fiók: emailcím, név, felhasználó-azonosító, céges tagság, szerepkör és belépési munkamenet. Google-belépésnél a Google alapvető profiladatai, például a név és profilkép is elérhetővé válhatnak. Cél a személyazonosítás és a hozzáférés biztosítása; jogalap a szerződés teljesítése, a GDPR 6. cikk (1) b) pontja. Céges kapcsolattartó és munkatárs esetén a jogalap a biztonságos céges együttműködéshez fűződő jogos érdek, a 6. cikk (1) f) pontja.
• Kapcsolattartás: az emailed, neved, a kérésed és a rá adott válasz. Szerződés előkészítése vagy teljesítése esetén a 6. cikk (1) b) pontja, más megkeresés megválaszolásánál a kapcsolattartáshoz fűződő jogos érdek a jogalap. Lezárt általános megkeresést legfeljebb 1 évig őrzünk; szerződéses jogvita anyagát az igény elévüléséig, főszabály szerint 5 évig.
• Szolgáltatási tartalom: cégprofil, feltöltött dokumentumok, importfájlok, rekordok, beszélgetések és az általad indított automatizációk adatai. A saját fiókhoz szükséges adatokat a szerződés teljesítéséhez, a céged adatait a 8. fejezet szerint dolgozzuk fel. A segítő az adott tag jogosultságai szerint fér hozzá az adatokhoz.
• Számlázás: cégnév, cím, adószám, számlaadatok és fizetési állapot. Jogalap a szerződés teljesítése és a számviteli, illetve adójogi kötelezettségek teljesítése, a 6. cikk (1) b) és c) pontja. A ránk vonatkozó számviteli bizonylatokat 8 évig őrizzük. A tag saját ügyfeleinek kiállított bizonylataiért a tag a felelős adatkezelő.
• Védelem és működés: időpontok, hibák, műveleti azonosítók és jogosultsági naplók. Cél a visszaélések megelőzése és a hibakeresés; jogalap a szolgáltatás biztonságához fűződő jogos érdek, a 6. cikk (1) f) pontja. A várólista sebességkorlátjához nyers IP-cím helyett hash-képzett kulcsokat használunk; a számlálók legfeljebb 1 napig maradnak meg.

Az űrlap kötelező mezői nélkül nem tudunk jelentkezést fogadni. A Google-, Telegram- és egyéb eszközkapcsolatok használata önkéntes; nélkülük csak az adott kapcsolatra épülő funkció marad elérhetetlen. Nem hozunk rólad kizárólag automatizált, joghatással vagy hasonlóan jelentős hatással járó döntést.

4. Megőrzési idők és törlés

Az aktív céges adatokat a tagság időtartamáig, illetve az adatkezelő törlési utasításáig kezeljük. Az egyes adatkörök működési megőrzése:

• Beszélgetések és üzenetek: legfeljebb 365 nap; a kukába tett beszélgetés 30 nap után törlődik.
• Importált forrásfájlok: 90 nap; az el nem indított feltöltések legfeljebb 1 nap. Az importált üzleti rekordok külön, a céges adatok részeként maradnak meg.
• Integrációs naplók és lezárt háttérfeladatok: 30 nap; műveleti és értesítési naplók: 90 nap; Telegram-frissítések: 7 nap.
• El nem fogadott email- és számlavázlatok: 7 nap. Az elküldött levelek naplója és a létrehozott naptáresemények kapcsolati adatai a céges nyilvántartás részei.
• Kukába tett rekordok és szerkezeti elemek: főszabály szerint 30 nap. A jogszerűen megőrzendő bizonylatokhoz vagy ajánlatkérésekhez szükséges kapcsolatok fennmaradhatnak. A változások belső előzményeit az önálló törlési kérelem vizsgálatakor is figyelembe vesszük; a kukából törlés önmagában nem jelent minden előzményre kiterjedő törlést.
• Szerkezeti verziók: 90 nap, az utolsó 50 verzió megőrzésével; nézethasználati adatok: 400 nap. Az export egyszer használható linkje 24 óráig érvényes.

A napi takarítás az időkorlát lejárta után távolítja el az adatokat. A tagság megszűnésekor az export és a végleges törlés rendjét a 8. fejezet szabályozza. A jogszabály alapján megőrzendő vagy konkrét jogi igényhez szükséges adatokat elkülönítve, csak az adott célra kezeljük. A mentésekben lévő adatok nem használhatók tovább működési célra; visszaállítás esetén a korábbi törlési kérelmeket ismét érvényesítjük.

5. Címzettek, alfeldolgozók és adattovábbítás

A szolgáltatás működtetésében az alábbi szolgáltatások vesznek részt. Az opcionális eszközökhöz csak akkor továbbítunk adatot, ha a céged beköti és használja őket. Nem minden alábbi szolgáltató kap várólista-adatot.

• Supabase: adatbázis, azonosítás és fájltárolás; fiók-, céges és várólista-adatok. Adatvédelmi tájékoztató.
• Vercel: a weboldal és a szerveroldali végpontok tárhelye, kérések feldolgozása és működési naplók; az AI Gateway továbbítja a modellkéréseket a kiválasztott szolgáltatóhoz. Adatvédelmi tájékoztató.
• AI-modellszolgáltatók: a választott modell, az automatikus feladatválasztás vagy hiba utáni helyettesítés szerint az Anthropic (Claude), OpenAI (ChatGPT), Google (Gemini), xAI (Grok) vagy DeepSeek dolgozhatja fel a válaszhoz és az általad indított művelethez szükséges, jogosultság szerint kiválasztott tartalmat. Nem kapják meg automatikusan a teljes céges adatbázist. A „Csak Claude modellek” beállítás az AI-modellválasztást az Anthropicra korlátozza. Adatvédelmi tájékoztatók: Anthropic, OpenAI, Google, xAI, DeepSeek.
• Resend: várólista-értesítések, meghívók és szolgáltatási emailek kézbesítése; címzett és levéltartalom. Adatvédelmi tájékoztató.
• Soniox: mikrofon vagy hangüzenet használatakor a hang átírása; az átadott hang és átirat. Adatvédelmi tájékoztató.
• Google: választásod szerint belépés, a kiválasztott Drive-fájlok, jóváhagyott Gmail-küldés és saját naptáresemények. Adatvédelmi tájékoztató. A részletes felhasználást a 6. fejezet írja le.
• Számlázz.hu: számlázás; a tag saját kapcsolatánál az általa kiállított bizonylatok adatai, illetve a szolgáltató saját számlázása. Adatvédelmi tájékoztató.
• Telegram: bekötéskor az általad küldött üzenetek és hangüzenetek, felhasználói és csoportazonosítók, valamint a kért értesítések. Adatvédelmi tájékoztató.
• Notion, Asana és ClickUp: csak a külön bekötött tudástárakhoz és feladatszinkronhoz szükséges dokumentumok, feladatok és kapcsolati azonosítók. Notion, Asana, ClickUp adatvédelmi tájékoztató.

Az általad saját fiókkal bekötött külső szolgáltatás a saját szolgáltatására önálló adatkezelőként is eljárhat. A külső szolgáltatás saját adatkezelési feltételei ezért szintén irányadók. A feldolgozóinkkal az alkalmazandó adatvédelmi követelményeket előíró feltételek szükségesek.

Egyes szolgáltatók az Európai Gazdasági Térségen kívül is feldolgozhatnak adatot. Ilyen továbbítás csak alkalmazható megfelelőségi határozat, vagy a GDPR 46. cikke szerinti megfelelő garancia, így különösen az Európai Bizottság általános szerződési feltételei és szükség szerinti kiegészítő intézkedések mellett történhet. A rád vonatkozó továbbítási garanciákról és másolatukról a kapcsolattartási emailen kérhetsz tájékoztatást.

6. Google-felhasználói adatok és Limited Use

A Google-belépés csak az alapvető azonosításhoz szükséges openid, email és profile jogosultságokat használja. A Google-belépés nem ad Gmail-, Drive- vagy Naptár-hozzáférést. A céges eszközök bekötése külön, az Integrációk oldalon történik.

• Google Drive: a drive.file engedély csak az általad kiválasztott vagy az alkalmazás által létrehozott fájlokra szól. A kiválasztott dokumentumokat a tudástárhoz és az azokból kért válaszokhoz használjuk.
• Gmail: a gmail.send engedély csak küldésre szolgál. A beérkező leveleidet nem olvassuk. A levelet a szerkeszthető előnézet után, a saját küldési megerősítésedre továbbítjuk.
• Google Naptár: a calendar.events.owned engedéllyel a saját naptáraid eseményeihez kérünk jogot. Az alkalmazás a saját elsődleges naptáradat használja; megosztott, más tulajdonában álló naptárakra nem kérünk hozzáférést. Külső résztvevő meghívásához külön megerősítés kell.

A Google-től kapott adatokból csak a használt funkcióhoz szükséges részt kezeljük. Például egy kérdésedhez kiválasztott Drive-szöveg vagy a kért naptáresemények adatai az AI Gateway közvetítésével az 5. fejezetben megnevezett, az adott kéréshez kiválasztott AI-modellszolgáltatóhoz kerülhetnek a kért válasz előállítására. Ez nem jogosítja fel a szolgáltatót a Google-adatok általános AI-modellek tanítására vagy javítására történő felhasználására. A Google-adatokat nem adjuk el, nem használjuk reklámhoz, hitelképességi vizsgálathoz vagy általános modelltréninghez.

Ember csak a konkrét adatok megtekintésére adott engedélyeddel, biztonsági vagy visszaélési vizsgálathoz, illetve jogszabály teljesítéséhez férhet hozzá a Google-adatokhoz, a Google szabályzatában meghatározott korlátokkal. A hozzáférési tokeneket titkosítva tároljuk. A kapcsolatot az Integrációk oldalon leválaszthatod, a Google-hozzáférést pedig a Google-fiókod jogosultságai között is visszavonhatod. A leválasztás megállítja a további hozzáférést; a korábban átvett tartalom törlését külön is kérheted.

Gotomation by Sidekick's use and transfer of information received from Google APIs to any other app will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

7. Sütik, biztonság és a jogaid

A belépéshez és a munkamenet biztonságához szükséges sütiket használjuk. A várólista-oldalon nincs reklámcélú követés. A kötelező munkamenetsütik letiltásával a belépés nem működik. Az adatátvitel titkosított kapcsolaton történik; a céges hozzáféréseket jogosultsági és adatbázis-szabályok korlátozzák.

Kérhetsz tájékoztatást és hozzáférést a személyes adataidhoz, helyesbítést, a feltételek fennállásakor törlést, korlátozást vagy adathordozhatóságot. A jogos érdeken alapuló adatkezelés ellen a saját helyzeteddel kapcsolatos okból tiltakozhatsz. A hozzájárulásodat bármikor visszavonhatod, ez a korábbi adatkezelés jogszerűségét nem érinti. A várólista visszavonásához írj a patrik@sidekickautomations.hu címre az érintett emailcímről.

A kérelmedre főszabály szerint 1 hónapon belül válaszolunk. Indokolt összetett esetben ez további 2 hónappal hosszabbodhat; az okokról az első hónapon belül értesítünk. Azonosítást csak a kérés biztonságos teljesítéséhez szükséges mértékben kérünk. Ha a céged adatfeldolgozójaként kezeljük az adatot, a kérelmet a cégedhez továbbítjuk, és segítjük a teljesítését.

Panaszt tehetsz a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóságnál (NAIH; 1055 Budapest, Falk Miksa utca 9–11.; levelezési cím: 1363 Budapest, Pf. 9.; telefon: +36 1 391 1400), és bírósághoz is fordulhatsz. A hatósági eljárás megindításának aktuális elektronikus és postai módjait a NAIH hivatkozott oldala tartalmazza.

8. Adatfeldolgozási feltételek (DPA)

Szerepek és tárgy. A szolgáltatást igénybe vevő cég az adatkezelő, a SCHINDLER 97 Kft. az adatfeldolgozó a cég által bevitt vagy bekötött személyes adatokra. Ez a fejezet az ÁSZF része és a GDPR 28. cikke szerinti adatfeldolgozási megállapodás. Az adatfeldolgozás a tagság idejéig, majd a visszaadás és törlés lezárásáig tart.

Érintettek és adatok. Az érintettek a tag cég munkatársai, ügyfelei, érdeklődői, beszállítói és egyéb üzleti kapcsolatai. Az adatok lehetnek azonosító és kapcsolattartási adatok, céges szerepkörök, üzleti levelezés, dokumentumok, hang és átirat, feladatok, naptáresemények és számlázási adatok. A műveletek az adatok fogadása, rendszerezése, tárolása, keresése, megjelenítése, az utasítás szerinti AI-feldolgozás, exportálása, továbbítása és törlése. Különleges személyes adatot, bűnügyi adatot vagy más fokozottan védett adatot a tag előzetes külön írásbeli megállapodás nélkül nem tölthet fel.

Utasítások és titoktartás. Kizárólag az adatkezelő dokumentált utasításai alapján járunk el; ilyen utasítás az engedélyezett integráció, a beállítás, a feltöltés és a tag által jóváhagyott művelet. Az adatkezelő határozza meg a célokat és jogalapokat, gondoskodik a saját érintetti tájékoztatásáról és a munkatársai jogosultságairól. Jogellenesnek ítélt utasításról késedelem nélkül tájékoztatjuk, és a kifogásolt műveletet a tisztázásig felfüggesztjük. Az adatokhoz hozzáférő személyeket titoktartás köti.

Biztonság. A kockázattal arányos technikai és szervezési intézkedéseket alkalmazunk: titkosított adatátvitel, a kapcsolati titkok titkosítása, jogosultság szerinti hozzáférés, céges adatelválasztás, hozzáférési és műveleti naplók, bemenetellenőrzés, valamint helyreállítási és incidenskezelési eljárás. A tag felel a saját eszközeinek és fiókjainak védelméért. A felhasználható intézkedések részleteiről és változásairól kérésre tájékoztatást adunk.

Alfeldolgozók. Az adatkezelő általános felhatalmazást ad az 5. fejezetben jelzett, a ténylegesen használt funkcióhoz szükséges alfeldolgozók bevonására. Az új vagy lecserélt alfeldolgozóról legalább 15 nappal korábban értesítjük a céges kapcsolattartót. Adatvédelmi okból 15 napon belül írásban kifogást emelhet. A kifogás rendezéséig az érintett adatokat nem adjuk át az új szolgáltatónak; ha nem található elfogadható megoldás, az érintett funkció kikapcsolható vagy a tagság az érintett részre hátrányos külön díj nélkül megszüntethető. Az alfeldolgozóra legalább azonos adatvédelmi kötelezettségeket írunk elő, és a teljesítéséért az adatkezelő felé felelünk.

Segítség és incidens. Segítjük az érintetti kérelmek, a hatásvizsgálat, a hatósági konzultáció és a GDPR 32–36. cikke szerinti kötelezettségek teljesítését a rendelkezésünkre álló adatokkal. Az adatkezelő adatait érintő incidens tudomásunkra jutásakor indokolatlan késedelem nélkül értesítjük a kijelölt kapcsolattartót, megadva az ismert körülményeket, az érintett adatok és személyek becsült körét, a várható következményeket és az intézkedéseket; a hiányzó információkat folyamatosan pótoljuk. A hatósági és érintetti bejelentésről az adatkezelő dönt, kivéve, ha jogszabály ránk külön kötelezettséget ró.

Ellenőrzés és továbbítás. Rendelkezésre bocsátjuk a megfelelés igazolásához szükséges információkat, és észszerű előzetes egyeztetés mellett lehetővé tesszük az adatkezelő vagy titoktartásra kötelezett ellenőre auditját, más ügyfelek adatainak és a rendszer biztonságának védelmével. EGT-n kívüli továbbítás csak dokumentált utasítás és a GDPR V. fejezete szerinti garanciák alapján történhet, a kötelező jogszabályi eltérést előzetesen jelezzük, ha azt a jogszabály megengedi.

Visszaadás és törlés. A tag a saját jogosultságai szerint a szolgáltatásban bármikor kérhet teljes adatexportot. A tagság végén az adatkezelő választása szerint visszaadjuk, majd töröljük, vagy közvetlenül töröljük a feldolgozott adatokat. A kérést emailben is fogadjuk, és legfeljebb 30 napon belül teljesítjük, kivéve a kötelező jogszabályi megőrzést. A törlés a tárolt előzményekre és az alfeldolgozóknál kezelt másolatokra is kiterjed; a műszaki mentésekből való eltávolítás az adott mentési ciklusban történik. Kérésre tájékoztatást adunk a törlés teljesítéséről és a kivételekről. A megszűnés után a jogszabályi megőrzésen kívül az adatokat új célra nem használjuk fel.

9. A tájékoztató változása

A lényeges változásokról a céges kapcsolattartókat értesítjük, a mindenkori változat ezen az oldalon elérhető. Ha új célhoz hozzájárulás szükséges, azt külön kérjük. A jelen tájékoztató az Impresszummal és az ÁSZF-fel együtt olvasható.